Die Menge wird geschätzt
Wie viel Sirup, Eis und Gläser für 120 Gäste und fünf Stunden? Erfahrung sagt eine Zahl, die Tabelle eine andere, der Wagen fährt mit Reserve.
Vom Auftrag
zur Packliste.
Gerechnet,
nicht geschätzt.
Der Cateringplaner führt eine mobile Bar vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung. Aus den gebuchten Leistungen eines Events entstehen Einkaufs- und Packliste, die Crew arbeitet am Handy, der Kunde unterschreibt vor Ort, und Angebot und Rechnung entstehen als Entwurf in lexware office.
- Im Einsatz
- seit 2026
- Entwickelt
- In einer mobilen Cocktailbar im Ruhrgebiet, die damit ihre Aufträge plant, packt, durchführt und abrechnet.
- Für wen
- Mobile Bars und Event-Caterer mit 2 bis 30 Personen, die heute mit Excel, Chatgruppen und einem Buchhaltungsprogramm arbeiten.
Vor dem Einsatz
Was ein Auftrag kostet, bevor er stattfindet.
In der Bar, in der der Planer entstanden ist, ging pro Veranstaltung ein halber Bürotag für Vorbereitung drauf, nach eigener Rechnung des Betriebs. Nicht am Tresen, sondern davor.
Die Planung steht in Köpfen und Chats
Wer fährt, wer packt, wann ist Beladung? Die Antwort liegt in einer Chatgruppe, drei Nachrichten weiter oben.
Das Angebot wird zweimal getippt
Einmal für den Kunden, einmal für die Buchhaltung. Und ein drittes Mal, wenn sich die Gästezahl ändert.
Drei Ansichten
So sieht das im Alltag aus.
Von der Anfrage über das Angebot bis zum Einsatz. Echte Oberfläche der Anwendung, gezeigt mit erfundenen Demo-Daten.
Anfrage
Jede Anfrage landet im selben Board.
E-Mail, Kontaktformular und Telefon laufen in einer Spaltenansicht von Neu bis Gewonnen zusammen. Jede Karte zeigt Termin, Gästezahl, Angebotsstand und ob die Crew schon steht.
Angebot und Kalkulation
Vom Angebot zum Auftrag, ohne Abtippen.
Ein Klick legt das Angebot als Entwurf in lexware office an; bei der Übernahme zieht der Planer Positionen, Personal und Termin in den Auftrag. Aus Gästen, Stunden und Rate rechnet er die Mengen und daraus Einkaufs- und Packliste.
Einsatzplan
Wer fährt wann, mit welchem Wagen.
Der Einsatzplan rechnet von der Startzeit zurück bis zur Beladung im Lager und zeigt je Termin Fahrzeug, gebuchte Leistungen und Crew. Wo noch jemand fehlt, steht es dran.
Schnittstelle zu lexware office: Der Cateringplaner legt Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung dort als Entwurf an, Preise ergänzen und fertigstellen Sie in lexware office. Positionen, Belegstatus und Zahlungseingang holt er zurück in den Vorgang. Die Anbindung läuft über einen API-Schlüssel aus Ihrem lexware-office-Konto; ob sie zu Ihren Belegen passt, prüfen wir bei der Einrichtung.
Im Alltag
Sechs Aufgaben, die der Planer Ihnen abnimmt.
Er rechnet statt zu schätzen
Aus den gebuchten Leistungen entstehen Einkaufs- und Packliste auf die Flasche genau. Eine Flasche ist Umlaufgut: Sie fährt mit, kommt zurück, wird nachgefüllt. Der Planer rechnet mit dem Inhalt, nicht mit der Zahl der Arbeitsplätze.
Die Crew arbeitet am Handy
Jede Person sieht genau ihren Einsatz: Zeiten, Adresse, Navigation, Packliste zum Abhaken, Rück-Inventur nach dem Abbau. Kein Tab-Springen, keine Admin-Ansicht.
Der Kunde unterschreibt vor Ort
Der Leistungsnachweis wird am Ende des Einsatzes auf dem Telefon unterschrieben, mit dem Finger. Der Auftrag ist abgeschlossen, bevor der Wagen zurück im Lager ist.
Eine Ampel zeigt, was fehlt
Fehlende Crew, kein Fahrzeug, eine Packliste, die nach einer Änderung nicht mehr passt: Die Planungs-Ampel meldet es je Auftrag, jeden Tag, an derselben Stelle.
Buchhaltung ohne Doppelarbeit
Angebot und Rechnung legt der Planer mit den Positionen aus dem Vorgang als Entwurf in lexware office an. Status und Zahlungseingang kommen zurück in den Vorgang.
Der Posteingang sortiert vor
Anfragen aus dem Postfach und dem Kontaktformular landen als Karte im Board, mit Termin, Gästezahl und Absender. Antworten gehen aus dem Vorgang heraus.
Warum Patcarlis
Gebaut hinter einem Tresen, nicht in einem Büro.
Der Cateringplaner ist in der mobilen Cocktailbar Ruhrpott-Cocktails im Ruhrgebiet entstanden und läuft dort seit 2026 im Tagesgeschäft. Zuerst kam nur das, was am meisten weh tat, die Anfrage. Danach Angebot, Einsatzplan, Packliste, Unterschrift. Jeder Schritt ging erst in Betrieb, wenn der vorherige im Alltag benutzt wurde. Was nach einem echten Einsatz-Test zu viel Scrollen war, wurde umgebaut.
Die Mengenrechnung wurde gegen die Kalkulation geprüft, mit der die Bar vorher jahrelang in Excel gearbeitet hat. Wo die Tabelle und der Planer auseinanderlagen, hat der Inhaber entschieden, welche Zahl stimmt. Diese Entscheidungen stecken heute im Programm.
Für Ihren Betrieb heißt das: Sie bekommen ein Werkzeug, das in einem Betrieb wie Ihrem entstanden ist, und wir passen es im Sprint auf Ihre Leistungen, Preise und Abläufe an.
So kommt er in Ihren Betrieb
- Ein Gespräch über Ihre Leistungen, Ihre Crew und Ihr Buchhaltungsprogramm.
- Einrichtung mit Ihren Posten, Rezepturen und Preisen; Anbindung an Ihr lexware office, falls vorhanden.
- Einweisung der Crew am Handy, Dokumentation und Zugänge für Sie.
- Ein erster Auftrag, der komplett im Planer läuft. Danach entscheiden Sie, was als Nächstes dran ist.